Moure continguts de carpetes compartides

menu-rightdrag-worddocstoclass

Per moure un arxiu o carpeta a Google Drive, cal arrossegar-lo a una nova ubicació o bé sel.leccionar-lo i fer “clic” a la icona de la carpeta “Moure a“.

L’acció de moure un arxiu o carpeta des de dins d’una carpeta compartida a “La meva unitat” o a qualsevol altra carpeta, es considera un moviment i no una còpia. És per això que el contingut mogut s’eliminarà de la carpeta compartida i immediatament passaran dues coses:

  1. Els usuaris deixaran de veure a la carpeta compartida les carpetes o arxius moguts.
  2. S’eliminaran els permisos relatius al contingut mogut (propis de la carpeta compartida on estaven), i s’heretaran els permisos de la nova carpeta de destinació (juntament amb permisos que nosaltres forcem explícitament).

Aquesta manera de funcionar, Google la justifica  argumentant que un arxiu ha d’existir només a una sola ubicació, perquè  d’aquesta manera s’eviten dificultats d’organització per la coexistència del mateix arxiu a carpetes diferents.

Però la vessant negativa d’aquest sistema de funcionament és la precarietat de la integritat de les dades, perquè   en una organització on diverses persones fan ús de la compartició d’arxius i carpetes en Google Drive, el moviment poc reflexió de continguts compartits pot provocar una catàstrofe : Documents que perden els permisos adequats i guanyen d’altres que no ho són, usuaris que deixen de veure continguts compartits. És a dir, desordre i caos al espai virtual compartit, sovint difícil de reparar.

Per tant, una organització  que faci servir una amplia estructura de carpetes compartides (en el nostre cas, l’escola), cal que tingui clar quin protocol d’actuació demanarà als seus participants (els mestres i els alumnes) per evitar ensurts. A la mateixa pàgina d’ajuda de Google, conscients del problema, proposen diferents solucions en funció del cas:

Protocols d’actuació en la gestió d’arxius i carpetes compartides a Google Drive per tal de preservar la integritat dels continguts i de l’estructura piramidal de permisos de visió i edició:

  1. Bloqueja les teves compartides perquè NOMÉS PUGUIN VEURE. Si l’usuari només disposa d’aquest tipus d’accés, no podrà eliminar o afegir arxius a la carpeta. Es tracta d’una opció molt segura, però implica que hauràs d’assignar els permisos d’edició de manera individual a aquelles persones que han de participar de manera activa sobre els continguts ( ho pots fer des de la configuració d’ús compartit).  Cal ser molt rigorós i tenir molta cura a l’hora d’assignar permisos d’edició a les carpetes compartides.
  2. No moguis a “La meva unitat” arxius o carpetes que ja hi siguin dins d’una carpeta. Si ho fas, els eliminaràs de la carpeta compartida. De fet, la millor política recomanable és indicar als usuaris que mai moguin cap element de la carpeta “Compartits amb mi” a “La meva unitat” si aquest ja està dins d’una carpeta. Això ho sabrem perquè quan visualitzem “Compartits amb mi”, a la dreta dels arxius es mostra el nom de la carpeta on hi és.
  3. “Compartits amb mi”  no és una carpeta, per la qual cosa pots moure de forma segura un element de nivell superior des de “Compartits amb mi” a “La meva unitat” sense que això afecti  a cap altre usuari, perquè en realitat no estàs transferint elements de cap carpeta.
  4. Per evitar que els usuaris moguin per error una carpeta compartida, es podria demanar com a norma de seguretat a tots els usuaris que no arrosseguin mai arxius a “La meva unitat”, però  això  privaria a tothom de poder ordenar les carpetes del seu Drive de manera més eficaç i còmoda.
  5. Els usuaris més experimentats poden “afegir” un arxiu a “La meva unitat” en lloc de moure’l. No és una còpia de l’arxiu, és literalment el mateix arxiu ubicat en diferents carpetes. D’aquesta manera, quan canviï el nom de l’arxiu o el seu contingut des de “La meva unitat” , els canvis seran extensius a tots els usuaris que comparteixin aquest arxiu. Aquesta opció “Afegir a” la podem trobar amb la drecera “Majús+Z” .
     

MÉS…

Teniu informació detallada de com compartir arxius i carpetes a Google Drive i com gestionar els permisos de publicació i compartició a aquesta web.

LIMITACIONS DEL SERVEI DE COMPARTICIÓ PÚBLICA A GOOGLE DRIVE

Cal tenir en compte alguns detalls que sovint passen per alt i, en un entorn de molts usuaris (per exemple una escola), cal tenir en compte:

  • Poden editar o comentar un element compartit com a màxim 50 persones al mateix temps.
  • Poden veure un element més de 50 persones, tot i que no estaran visibles per a la resta d’usuaris de l’arxiu.
  • Pots compartir un arxiu amb 200 persones o grups perquè el vegin, el comentin o l’editin.
  • Si comparteixes una carpeta amb moltes persones, pot passar un temps fins que tots el puguin veure.

Quant a jordibermudez
Mestre d'educació primària a l'Escola Sadako.

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s

%d bloggers like this: